Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 6 novembre 2026Responsable du traitement
Visioo, service de visioconférence accessible sur getvisioo.com, est édité par :
- Linkup Coaching — SAS au capital de 100 000 €
- SIRET : 493 862 007 00066
- 16 Place des Reflets, 16-17 Tour CB — 92400 Courbevoie
- Tél : +33 (0)1 39 46 94 56
- Représentée par Théophile Laroussinie, Président.
Cette politique explique comment nous protégeons les données personnelles, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés ».
Délégué à la protection des données (DPO)
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données : dpo@linkup-coaching.com.
Rôle de Visioo selon les données
Visioo n’a pas le même rôle selon les données :
- Responsable du traitement pour ses propres traitements : comptes de ses clients et de leurs utilisateurs, facturation, assistance, sécurité du service, site getvisioo.com, demandes de contact et communication commerciale.
- Sous-traitant pour les données des séances organisées par ses clients : participants, messages, enregistrements, transcriptions et autres contenus. Le client (formateur, coach, organisme) qui organise la séance en est le responsable du traitement : c’est lui qui décide d’enregistrer ou de transcrire. Visioo traite ces données seulement pour lui fournir le service, selon le contrat de sous-traitance (RGPD).
Si vous avez participé à une séance, adressez d’abord vos questions et vos demandes à l’organisateur de cette séance. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à l’organisateur.
Données personnelles collectées
Clients et utilisateurs
- Données de compte : adresse e-mail, mot de passe (enregistré sous forme chiffrée irréversible), nom affiché dans les séances, nom de l’espace, rôle dans l’équipe (administrateur ou utilisateur), invitations envoyées.
- Personnalisation (offre Organisme) : logo et couleur.
- Données de facturation : nom complet, société, adresse, code postal, ville, pays, numéro et statut de TVA, offre et options choisies, historique des paiements et des factures. Les numéros de carte et les coordonnées bancaires sont traités par Stripe : nous ne les conservons pas ; nous n’affichons que les informations transmises par Stripe pour reconnaître le moyen de paiement (type, 4 derniers chiffres).
- API : clés d’accès (enregistrées sous forme chiffrée irréversible) et adresses des webhooks.
- Échanges avec l’assistance.
Participants aux séances (pour le compte du client)
- Prénom et nom, saisis pour rejoindre la séance. Aucune adresse e-mail ni aucun compte n’est demandé.
- Données de connexion : identifiant technique aléatoire, heures d’arrivée et de départ, temps de présence, rôle (animateur, co-animateur, participant), passage par la salle d’attente, adresse IP, navigateur et qualité de connexion.
- Image, son et partage d’écran, transmis en direct pendant la séance. Ils ne sont conservés que si la séance est enregistrée.
- Messages du chat, publics et privés, et fichiers joints ; mains levées et réactions.
- Réponses aux sondages (sauf sondage anonyme) et aux quiz, notes partagées, tableau blanc.
- Enregistrements (replays) : image, voix, écran partagé et noms affichés des personnes présentes.
- Avec l’Option IA : transcription de la parole, sous-titres, traduction anglaise et résumé de la séance.
- Rapports de séance : durée, participants, nombre de messages, mains levées, temps de présence, activités.
- Avis facultatif sur la qualité du son et de l’image, donné sur l’écran de fin de séance (de « Très mauvaise » à « Excellente »).
Visiteurs du site
- Formulaire de contact : les informations que vous saisissez (nom, adresse e-mail, message…).
- Données de navigation : adresse IP (journaux techniques) et, si vous l’acceptez, mesure d’audience maison, sans cookie, sans adresse IP ni identifiant. Voir la page cookies.
Finalités et bases légales
Traitements dont Visioo est responsable
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion du compte et de l’espace, fourniture du service, assistance | Contrat |
| E-mails de service : code de vérification, invitation d’équipe, replay disponible, quota d’enregistrement, replay bientôt supprimé, paiement échoué | Contrat |
| Paiement et gestion de l’abonnement | Contrat |
| Facturation, comptabilité, TVA (vérification du numéro de TVA) | Obligation légale |
| Sécurité du service : vérification de l’adresse e-mail, journaux techniques, limitation des tentatives, prévention de la fraude | Intérêt légitime |
| Réponse aux demandes de contact | Intérêt légitime ou mesures précontractuelles |
| Amélioration du service, statistiques anonymisées | Intérêt légitime |
| Qualité du service visio : avis facultatif sur la qualité du son et de l’image, donné sur l’écran de fin de séance, lu sans le nom de la personne pour repérer un serveur en difficulté | Intérêt légitime |
| Gestion des réclamations, des litiges et des demandes d’exercice des droits | Intérêt légitime et obligation légale |
| Envoi de lettres d’information et prospection commerciale, mesure d’audience | Consentement |
Données des séances
Les données des séances sont traitées pour le compte du client, seulement pour lui fournir le service : organiser et animer des séances à distance, les enregistrer, les transcrire et produire des rapports, selon les fonctions qu’il active. Le client choisit la base légale de ces traitements et informe ses participants. Visioo n’utilise pas ces données pour ses propres besoins, notamment pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Seule exception : l’avis facultatif sur la qualité du son et de l’image, que Visioo lit sans le nom de la personne pour surveiller ses serveurs (voir le tableau ci-dessus). Il est effacé avec les autres données de la séance.
Note pour le juriste : avis de fin de séance ajouté le 03/11/2026 (décision d’Ihab) : gardé avec la ligne du participant, lu par Linkup seulement dans l’administration du réseau, sans le nom. Vérifier que l’intérêt légitime convient et s’il faut l’indiquer aussi dans le contrat de sous-traitance (Visioo responsable de ce seul traitement).
Visioo ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à l’égard des personnes. Les transcriptions et résumés de l’Option IA sont produits automatiquement et peuvent contenir des erreurs.
Destinataires des données
- L’équipe de Linkup Coaching chargée de Visioo, dans la limite de ses missions (assistance, facturation, sécurité).
- Pour les données des séances : le client organisateur, ses animateurs et, selon ses choix, les personnes à qui il transmet un replay ou un export.
- Nos sous-traitants techniques, listés ci-dessous.
- Les autorités compétentes, lorsque la loi l’exige.
Vos données ne sont ni vendues ni louées.
Sous-traitants
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Kinsta Inc. (États-Unis), sur Google Cloud | Hébergement du site, de l’application et de la base de données | Europe, région de Paris (europe-west9) |
| Scaleway SAS (France) | Serveurs de visioconférence, enregistrement et stockage des replays | Paris, France |
| Mistral AI (France) | Transcription, traduction et résumé (Option IA uniquement) | __A_DEFINIR_LOCALISATION_MISTRAL__ |
| Stripe | Paiement par carte et prélèvement SEPA, calcul de la TVA | __A_DEFINIR_LOCALISATION_STRIPE__ |
| Pennylane (France) | Émission et conservation des factures | __A_DEFINIR_LOCALISATION_PENNYLANE__ |
| Brevo (France) | Envoi des e-mails (code de vérification, notifications, invitations) | __A_DEFINIR_LOCALISATION_BREVO__ |
| PlaceKit (France) | Suggestions d’adresses pendant la saisie de l’adresse de facturation (le texte tapé dans le champ Adresse) | __A_DEFINIR_LOCALISATION_PLACEKIT__ |
Stripe peut aussi agir comme responsable de traitement distinct pour ses propres obligations, notamment la lutte contre la fraude et le blanchiment.
À vérifier : la localisation des données de Mistral AI, Stripe, Pennylane et Brevo dans leurs contrats de sous-traitance ; le rôle exact de Stripe ; les éventuels sous-traitants de Kinsta (par exemple Cloudflare pour la protection et l’accélération du site).
Hébergement et transferts hors de l’Union européenne
Les données sont hébergées en Europe : le site, l’application et les données des comptes chez Kinsta, sur un datacenter Google Cloud en Europe (région de Paris (europe-west9)) ; la visioconférence et les replays chez Scaleway, à Paris.
Certains prestataires sont des sociétés américaines ou appartiennent à des groupes américains (Kinsta Inc., Google, Stripe). Un accès depuis les États-Unis ne peut donc pas être exclu, par exemple pour l’assistance ou la maintenance. En cas de transfert hors de l’Union européenne, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place conformément au RGPD : adhésion au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou clauses contractuelles types de la Commission européenne.
À vérifier : pour chaque prestataire, l’existence d’un transfert, la garantie retenue (adhésion au Data Privacy Framework, clauses contractuelles types) et la signature de son contrat de sous-traitance.
Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte client et utilisateurs | Tant que le compte existe, puis suppression dans un délai de 30 jours |
| Factures et pièces comptables | 10 ans (obligation comptable) |
| Code de vérification de l’adresse e-mail | Valable 10 minutes, puis inutilisable |
| Enregistrements (replays) | 3 mois avec l’offre Solo, 6 mois avec l’offre Organisme, 3 mois pour les replays enregistrés avec des heures en plus ; suppression plus tôt si le client le décide. Après une annulation, les replays sont gardés jusqu’à leur date d’expiration. |
| Autres données des séances (participants, chat, sondages, quiz, notes, tableau blanc, rapports, transcriptions, résumés) | Tant que le client les garde : supprimées avec la réunion ou le compte, quand le client le décide |
| Journaux techniques (adresses IP, connexions) | 1 an |
| Demandes de contact et prospects | 3 ans à compter du dernier contact |
| Choix des cookies | 6 mois |
| Mesure d’audience (si vous l’acceptez) | Chiffres de fréquentation, sans donnée personnelle : 25 mois |
Le son et l’image d’une séance non enregistrée ne sont pas conservés.
Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi « Informatique et Libertés », vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : obtenir une copie de vos données personnelles
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit d’effacement : demander la suppression de vos données
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
- Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données
- Droit à la limitation : demander la restriction du traitement
- Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment
- Droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès
Pour exercer ces droits, contactez notre DPO : dpo@linkup-coaching.com. Si vous avez participé à une séance, adressez-vous d’abord à son organisateur, qui est responsable de ces données ; nous l’aidons à vous répondre.
Nous nous engageons à répondre dans un délai d’un mois. En cas de désaccord, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Sécurité
Linkup Coaching met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment :
- connexions chiffrées (HTTPS) et flux audio et vidéo chiffrés pendant le transport ;
- hébergement en Europe ;
- vérification de l’adresse e-mail par un code à usage unique à l’inscription ;
- mots de passe et clés d’API enregistrés sous forme chiffrée irréversible ; clés techniques du service stockées chiffrées ;
- accès à une salle par un jeton limité à cette salle et valable 24 heures au plus ; salle d’attente et verrouillage des réunions ;
- lecture des replays par un lien signé valable une heure ; suppression automatique à la fin de la durée de conservation ;
- droits d’accès selon le rôle : un utilisateur ne voit que ses réunions et ses enregistrements ;
- limitation du nombre de tentatives sur la connexion, l’inscription et le code de vérification.
Mise à jour
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour à tout moment. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. En cas de changement important, nos clients en sont informés par e-mail.